Exchange-Ratgeber › Absenderadresse in Outlook

Absenderadresse in Outlook wählen mit Exchange on-premises: Senden als, Senden im Auftrag von, freigegebenes Postfach, Add-in

An einem lokalen Exchange Server sendet Outlook von der primären SMTP-Adresse des Benutzerpostfachs, sofern der Benutzer nicht die Berechtigung „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“ für ein anderes Postfach oder eine Gruppe hat. Eine Einstellung, mit der ein Benutzer von einer seiner eigenen sekundären Adressen senden darf, kennt Exchange Server nicht; die entsprechende Einstellung SendFromAliasEnabled gibt es nur in Exchange Online. Diese Lücke ist der Grund, warum es Outlook-Add-ins wie ChangeSender gibt.

Aktualisiert am 2026-09-21

Was Exchange ohne weitere Konfiguration tut

Ein Postfach kann viele E-Mail-Adressen tragen, aber nur eine davon ist die primäre SMTP-Adresse. Die übrigen empfangen Mail. Schreibt der Benutzer eine Nachricht, bietet Outlook das Postfach selbst als Absender an, und der Empfänger sieht die primäre Adresse.

Alles darüber hinaus ist eine Stellvertretung. Microsoft beschreibt die verfügbaren Berechtigungen unter Verwalten von Berechtigungen für Empfänger (gilt für Exchange 2016, 2019 und Subscription Edition): Ein Administrator erlaubt einem Benutzer, der Stellvertretung, Nachrichten zu senden, die scheinbar aus einem anderen Postfach oder von einer Gruppe stammen. Auf das Wort „anderen“ kommt es an. Die Berechtigungen werden an einem eigenen Empfängerobjekt vergeben, nie an einer der zusätzlichen Adressen des Benutzers selbst.

Die vier Wege im Vergleich

Weg	Wer richtet es ein, und wo	Was der Empfänger sieht	Wohin Antworten gehen
Senden als	Administrator, am anderen Postfach oder an der Gruppe: EAC → Empfänger → das Postfach → Postfachdelegierung, oder Add-ADPermission.	Das andere Postfach oder die Gruppe. Die Stellvertretung ist nicht erkennbar.	An das andere Postfach oder die Gruppe.
Senden im Auftrag von	Administrator, an derselben Stelle, oder Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo.	Beide Namen: „<Stellvertretung> im Auftrag von <Postfach oder Gruppe>“.	An das Postfach oder die Gruppe, nicht an die Stellvertretung.
Zweites oder freigegebenes Postfach	Administrator legt das Postfach an und vergibt Vollzugriff und „Senden als“. Vollzugriff allein öffnet das Postfach, erlaubt aber nicht, daraus zu senden.	Das freigegebene Postfach.	In das freigegebene Postfach, das alle Beteiligten im Blick behalten müssen.
Outlook-Add-in, das den Absender setzt	Administrator installiert eine Serverkomponente auf dem Exchange und das Add-in auf den PCs; der Benutzer wählt die Adresse im Mailformular.	Die gewählte Adresse, ohne „im Auftrag von“.	An die gewählte Adresse — zugestellt dorthin, wo diese Adresse liegt: bei einem Alias im eigenen Postfach, bei einer gemeinsamen Adresse über eine Verteilergruppe.

Die ersten drei Wege sind Bordmittel und kosten nur Verwaltungsaufwand. Sie passen, wenn der andere Absender wirklich eine eigene Einheit ist: das Postfach der Geschäftsführung, ein Teampostfach, eine Gruppe. Sie passen schlecht, wenn eine Person schlicht mehrere Adressen hat — eine zweite Domäne nach einer Firmenübernahme, eine Funktionsadresse wie vertrieb@ neben der persönlichen —, denn dann braucht jede Adresse ein eigenes Postfach oder eine eigene Gruppe, und Antworten landen zuerst bei diesem Objekt statt direkt im Postfach des Benutzers.

„Senden als“ und „Senden im Auftrag von“ vergeben

Öffnen Sie im Exchange Admin Center den Bereich Empfänger, wählen Sie das Postfach, als das gesendet werden soll, klicken Sie auf Bearbeiten und wechseln Sie zur Postfachdelegierung. Bei einer Gruppe heißt die Seite Gruppendelegierung. In der Exchange Management Shell lautet Microsofts Beispiel für „Senden als“:

Add-ADPermission -Identity "Helpdesk Support Team" -User Helpdesk -ExtendedRights "Send As"

„Senden im Auftrag von“ ist eine Eigenschaft des Postfachs oder der Gruppe selbst und wird mit dem Parameter GrantSendOnBehalfTo von Set-Mailbox, Set-DistributionGroup oder Set-DynamicDistributionGroup gesetzt. Wer als ein Postfach oder eine Gruppe senden darf, prüfen Sie so (Namen ersetzen):

Get-ADPermission -Identity "Vertrieb" | where {$_.ExtendedRights -like 'Send*'} | Format-Table -Auto User,Deny,ExtendedRights

Drei Details von derselben Microsoft-Seite ersparen einen Supportfall. Hat ein Benutzer beide Berechtigungen für dasselbe Objekt, wird immer „Senden als“ verwendet. Aus einem Postfach, das in Adresslisten ausgeblendet ist, kann die Stellvertretung nicht senden. Und „Senden als“ lässt sich auch für Verteilergruppen, dynamische Verteilergruppen und E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen vergeben — das ist die Bordmittel-Antwort, wenn mehrere Personen als info@ schreiben sollen und niemand dafür ein Postfach braucht.

Warum ein Benutzer nicht von seinem eigenen Alias senden kann

Exchange Online hat genau dafür eine Organisationseinstellung. Microsofts Referenz zu Set-OrganizationConfig beschreibt SendFromAliasEnabled als den Parameter, der „Postfachbenutzern das Senden von Nachrichten mithilfe von Aliasen (Proxyadressen)“ ermöglicht, und vermerkt dazu: nur im cloudbasierten Dienst verfügbar. Exchange Server 2016, 2019 und Subscription Edition haben keine entsprechende Einstellung. Lokal bleibt daher die Wahl zwischen einem eigenen Empfängerobjekt mit „Senden als“ für jede zusätzliche Adresse und einem Add-in, das die Absenderadresse der einzelnen Nachricht setzt.

Eine Adresse für mehrere Personen, mehrere Adressen für eine Person

Zwei Situationen kommen im Support immer wieder vor. Die erste: Zwei oder mehr Postfächer sollen von derselben Adresse senden, zum Beispiel vertrieb@firma.de. Exchange teilt eine Absenderadresse nicht zwischen Postfächern. Mit ChangeSender wird die gemeinsame Adresse in die Absenderliste jedes Benutzers aufgenommen; für den Eingang legen Sie eine Verteilergruppe mit dieser Adresse an und nehmen alle auf, die die Antworten erhalten sollen. Die Schritte stehen im Knowledge-Base-Artikel So verwenden Sie dieselbe Absenderadresse für zwei Exchange-Postfächer.

Die zweite: Eine Person antwortet für mehrere Adressen und möchte alles in einem Posteingang haben. Dann bleiben die Adressen gewöhnliche sekundäre Adressen des Postfachs, am Eingang ändert sich nichts, und das Add-in ändert nur, was hinausgeht.

So sieht der Add-in-Weg mit ChangeSender aus

ChangeSender ist ein Outlook-Add-in mit einer Serverkomponente für Exchange. Es setzt eine Send-As-Auswahlliste in das Outlook-Mailformular, die Absenderadresse wird also pro Nachricht gewählt. Rund um diese Auswahl erledigt es, was von Hand gern schiefgeht:

• Antworten passen. Beim Antworten wird die Absenderadresse auf die Adresse gesetzt, an die die ursprüngliche Nachricht gerichtet war.
• Signaturen folgen. Eine Signatur, die genau wie die Absenderadresse heißt, wird beim Wechsel der Adresse automatisch eingesetzt.
• Gesendete Elemente lassen sich trennen — in unterschiedliche Outlook-Ordner je nach verwendeter Absenderadresse.
• Tastenkürzel (STRG+1, STRG+2 usw.) wählen die am häufigsten genutzten Adressen.
• Unterschiedliche Vorgaben für neue Nachrichten und für Antworten sind möglich.

Beide Teile müssen installiert sein: die Serverkomponente auf dem Exchange-Server und das Add-in auf jedem PC. Das Add-in allein sieht aus, als funktioniere es, die Absenderadresse ändert sich aber nicht. ChangeSender unterstützt Exchange 2000 bis 2019 und Exchange Server SE mit Outlook 2007 bis zu den aktuellen Microsoft 365 Apps; für Terminalserver und Citrix gibt es eine eigene Edition. Die Installationsanleitung führt durch beide Teile, die Download-Seite enthält beide Installer.

Die Auswahl unter Kontrolle halten

Dass Benutzer einen Absender wählen dürfen, heißt nicht, dass sie jeden wählen dürfen. Mit den Serverkomponenten von ChangeSender wird das Tool „ChangeSender Benutzer-Einschränkungen“ (englisch „Configure ChangeSender Client Restrictions“) installiert; es kennt pro Benutzer drei Einstellungen:

Einstellung	Was der Benutzer wählen kann
Standard	Die E-Mail-Adressen, die für den Benutzer im Active Directory eingetragen sind.
Eine feste Adresse	Genau eine Adresse, ohne Auswahl.
Uneingeschränkt	Beliebige Adressen, auch gemeinsame Adressen, die der Benutzer hinzufügt.

PCs in der Active-Directory-Domäne lesen diese Einschränkungen direkt aus dem Active Directory. Für PCs außerhalb der Domäne, die Exchange per HTTPS erreichen, exportiert das Tool eine Konfigurationsdatei, die nach der E-Mail-Adresse des Benutzers benannt ist und auf dem PC in das Add-in importiert wird. Einzelheiten: So schränken Sie in ChangeSender die Auswahl der Send-As-Adressen für Benutzer ein.

Welcher Weg für welchen Fall

• Das Sekretariat schreibt für die Geschäftsführung, und das soll sichtbar sein: Senden im Auftrag von.
• Ein Team schreibt als support@ und arbeitet aus einem gemeinsamen Posteingang: ein freigegebenes Postfach mit Vollzugriff und „Senden als“.
• Mehrere Personen schreiben als info@, Antworten sollen alle im eigenen Posteingang erreichen: eine Verteilergruppe mit „Senden als“ oder das Add-in mit der gemeinsamen Adresse.
• Eine Person hat mehrere Adressen oder Domänen und möchte einen Posteingang, bei jeder Antwort den richtigen Absender und die passende Signatur: das Add-in.

Häufige Fragen

Mehr in den Exchange-Ratgebern, auf der ChangeSender-Produktseite oder in der Knowledge Base. In English: How Outlook users can choose a different From address on Exchange on-premises.