Exchange-Ratgeber

Diese Ratgeber beantworten die Fragen, die Exchange-Administratoren zum Mailfluss in und aus einem lokalen Exchange Server stellen: POP3/IMAP-Abholung, Sendeconnectoren und Smarthosts, Absenderadressen in Outlook sowie OAuth2 für Microsoft 365 und Gmail.

Jeder Ratgeber beginnt mit der direkten Antwort, verweist auf Microsoft Learn, wo wir uns auf dokumentiertes Microsoft-Verhalten stützen, und nennt ein Produkt nur dort, wo es Teil der Antwort ist. Die Ratgeber erscheinen nacheinander. Solange es zu einer Frage noch keinen Ratgeber gibt, führen die Listen unten zu den Seiten, die sie bereits beantworten.

Aktualisiert am 2026-09-12

Eingang: POP3- und IMAP-Abholung nach Exchange

Mail, die in Provider-Postfächern (IONOS, Strato, GMX, Gmail, Microsoft 365) ankommt, in lokale Exchange-Postfächer holen – und die Fragen, die danach kommen.

• Hat Exchange Server einen eingebauten POP3-Connector? – POP3-Dienst vs. POP3-Connector, warum nur SBS 2008/2011 einen hatten und was ihn auf Exchange 2013 bis SE ersetzt.
• Der SBS-POP3-Connector: Funktionen, Grenzen und der Nachfolger – Vergleich mit einem aktuellen Connector Funktion für Funktion und die Schritte beim Abschied vom SBS.
• POP3- und IMAP-Postfächer in Exchange Server 2016, 2019 und SE abholen – die vier Schritte: akzeptierte Domäne, Empfangsconnector, Connector-Konten, erster Test, dazu die typischen Fehler einer neuen Installation.
• Catch-all-Postfach oder ein POP3-Postfach pro Benutzer? – welche Variante korrekt zustellt, wo BCC und Mailinglisten scheitern, was mit unbekannten Empfängern passiert und wie sich beides mischen lässt.
• POP3 oder IMAP für die Abholung von Provider-Postfächern nach Exchange? Ports, TLS, Belassen auf dem Server und OAuth2 – die beiden Protokolle, wie ein Connector sie nutzt, warum die Verschlüsselungseinstellung zum Port passen muss (TLS auf 995/993, STARTTLS auf 110/143), die Optionen Löschen / Belassen und wo Microsoft 365 und Gmail IMAP vorgeben.
• POP3-Abholung oder MX-Eintrag auf Exchange: wann ein Connector richtig ist – und wann nicht – was die direkte SMTP-Zustellung voraussetzt (öffentliches DNS, eingehender Port 25, eigener Spamfilter), was in beiden Fällen mit der Mail geschieht, solange Exchange nicht erreichbar ist, und in welcher Reihenfolge Sie von der Abholung auf den MX-Eintrag umstellen.
• Wo installiert man einen POP3-/IMAP-Connector: auf dem Exchange-Server, einem Mitgliedsserver oder einem Arbeitsplatz-PC? – was der Connector an jedem Standort braucht (ausgehend POP3/IMAP, SMTP zu einem Empfangsconnector), wie sich die drei Standorte in Firewall-Weg, Empfangsconnector-Bereich und Virenscanner-Ausnahmen unterscheiden, und die Prüfschritte, wenn er abholt, Exchange aber nicht erreicht.
• Exchange Server SE (Subscription Edition) und POP3-/IMAP-Abholung: was sich ändert – und was nicht – SE RTM entspricht im Code Exchange 2019 CU15 und hat weiterhin keinen eingebauten POP3-Connector; was Sie nach einem direkten Upgrade am Connector prüfen und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen, wenn Exchange 2016 oder 2013 einen neuen Server bedeutet.
• POP3/IMAP über TLS bei der Mailabholung: Ports 995 und 993, STARTTLS oder implizites TLS und „-ERR Command is not valid in this state“ – implizites TLS auf 995/993 gegen STARTTLS auf 110/143, wie Microsoft es für Exchange Server und Exchange Online dokumentiert, was Microsoft 365 und Gmail erwarten, warum STLS auf Port 995 abgewiesen wird, die vier Verschlüsselungswerte im Connector, TLS-Versionen und die SMTP-Zwillinge 504 5.7.4 und 530 5.7.0.
• Spam- und Virenfilter für per POP3/IMAP abgeholte Mail, bevor sie Exchange erreicht: RBL-Prüfung, Markierung, Quarantäne – warum die Verbindungsfilterung von Exchange den ursprünglichen Absender von Connector-Mail nie sieht, wie DNS-Blacklist-Prüfungen funktionieren und warum sie bei kaputtem DNS langsam werden, Markieren gegen Umleiten gegen Löschen, die Whitelist und der Virenpfad vor und nach der SMTP-Übergabe.
• Exchange POP3-Konnektor – was ein POP3/IMAP-Connector tut und welche Exchange-Versionen er bedient.
• Exchange 2013 / 2016 für den Mailempfang von POPcon einrichten – die Empfangsconnector-Konfiguration; daneben die Anleitungen für Exchange 2010, 2007 und 2003.
• Mit welchen Exchange-Versionen arbeitet POPcon?
• Den SBS-POP-Konnektor durch POPcon ersetzen.
• Warum muss ein Connector die akzeptierten Domänen kennen? – die Catch-all-Frage.
• Mail an Mailinglisten kommt nicht beim richtigen Empfänger an und BCC-Empfänger erhalten die Mail nicht – die beiden klassischen Catch-all-Folgefragen.
• Es kommen nur E-Mails unter 10 MB durch und wie Sie das Größenlimit in Exchange erhöhen.
• Unzustellbarkeitsnachrichten für nicht existierende Adressen hinter einem POP3-Connector.
• Could not reach Exchange SMTP server – Port 25 blockiert.

Ausgang: Sendeconnectoren und Smarthosts

Ausgehende Mail aus Exchange über Provider-Relays leiten, auch über mehrere Smarthosts und mit Authentifizierung je Absender.

• Exchange-Sendeconnectoren routen nach Empfängerdomäne, nicht nach Absender – so routen Sie trotzdem nach Absenderadresse – wie die Connector-Auswahl funktioniert, warum zwei *-Connectoren nichts bringen, und die drei Wege, die funktionieren.
• Mehrere Smarthosts in Exchange 2016/2019: je Empfängerdomäne (Bordmittel) und je Absender (mit Relay) – beide Einrichtungen Schritt für Schritt, die Befehle zur Kontrolle und eine Vergleichstabelle.
• IONOS, Strato oder GMX als Smarthost für Exchange: warum der Absender zum Login passen muss – was IONOS seit Januar 2024 verlangt (Absenderdomain = Login-Postfach, kein leerer Absender), die Symptomtabelle und eine Relay-Sitzung je Absenderdomäne.
• Exchange: „A matching connector cannot be found to route the external recipient“ – Ursachen und Lösung – warum Mail in der Warteschlange Unreachable landet, die fünf Connector-Einstellungen dahinter und die Befehle zum Prüfen und erneuten Übermitteln.
• Mehrere Firmen oder Domains auf einem Exchange Server – akzeptierte Domänen und E-Mail-Adressrichtlinien je Firma im Eingang, ein Provider-Relay und Login je Absenderdomäne im Ausgang, ein Beispiel mit zwei Providern und was gemeinsam bleibt.
• Mehrere Sendeconnectoren für Exchange – Routing nach Absenderadresse auf verschiedene Smarthosts.
• Exchange 2010: mehrere Smarthosts anlegen.
• Den Sendeconnector in Exchange manuell anlegen.
• 504 5.7.4 Unrecognized authentication type – wenn der Versand über die Office-365-SMTP-Server scheitert.
• IONOS blockiert Unzustellbarkeitsberichte und Abwesenheitsnachrichten – die Leer-Absender-Regel am IONOS-Relay.

Absenderadresse in Outlook

Outlook-Benutzern die Wahl der Absenderadresse je Nachricht auf Exchange on-premises ermöglichen – und diese Wahl unter Kontrolle halten.

• Absenderadresse in Outlook wählen mit Exchange on-premises – Senden als, Senden im Auftrag von, freigegebenes Postfach oder Add-in im Vergleich.
• Senden als, Senden im Auftrag von oder von einem Alias senden – die drei Begriffe definiert, was der Empfänger sieht, wo Antworten landen und warum das Senden vom Alias nur in Exchange Online existiert.
• Absenderadresse in Outlook ändern – Absenderwahl je Nachricht für Exchange-Benutzer.
• Dieselbe Absenderadresse für zwei Exchange-Postfächer verwenden.
• Die Auswahl der Send-As-Adressen für Benutzer einschränken.

Authentifizierung und SMTP-Fehler

Moderne Authentifizierung für die Postfächer, die ein Connector abholt, und die SMTP-Antworten, die Exchange bei der Einlieferung zurückgibt.

• Ohne Basic Authentication: Microsoft-365-Postfächer per IMAP oder POP3 mit OAuth2 nach Exchange holen – was Microsoft abgeschaltet hat, wie ein Dienst ohne Kennwort ein Token am Leben hält, die sieben Einrichtungsschritte und die Symptome hinter „das Kennwort stimmt, aber er fragt immer wieder“.
• Gmail und Google Workspace per IMAP mit OAuth2 nach Exchange abholen – was Google für Workspace- und private Konten abgeschaltet hat, warum ein App-Passwort nicht die Antwort ist, die acht Einrichtungsschritte auf imap.gmail.com Port 993 und IMAP oder POP3 bei Google.
• Exchange-SMTP-Fehlercodes erklärt: 421 4.4.1, 421 4.4.2, 451 4.7.0, 452 4.3.1, 530 5.7.1, 550 5.7.1 und weitere – jede Antwort, die ein Connector bei der Einlieferung an Exchange zu sehen bekommt, in einer Tabelle je Klasse: Bedeutung, übliche Ursache, Lösung und der Knowledge-Base-Artikel mit den Befehlen.
• „550 5.7.1 Unable to relay“ bei der Übergabe an Exchange — was Exchange prüft, bevor es einen Empfänger abweist, warum meist die akzeptierte Domäne fehlt, welcher Empfangsconnector antwortet, und der eigene Relay-Connector nach Microsoft für Hosts, die an externe Empfänger senden müssen.
• Nachrichten über 10 MB kommen nicht an: Größenlimits zwischen POP3-Connector und Exchange – die Grenzwerte von Organisation, Empfangsconnector und Postfach mit Microsofts Standardwerten, welcher davon Connector-Mail aufhält und ob der Absender es erfährt, und wie Sie die Limits anheben und die im Ordner TOOLARGE wartenden Nachrichten erneut zustellen.
• Unzustellbarkeitsberichte für externe Absender hinter einem POP3-Connector – unbekannte Empfänger, zu große Mails und Abwesenheitsnotizen: wann Exchange den Bericht erzeugt, wann die Nachricht stattdessen beim Postmaster oder in der Warteschlange landet und warum ein Provider, der leere Absender abweist, den Bericht auf dem Rückweg aufhält.
• OAuth2 / moderne Authentifizierung für Microsoft 365 und Outlook – die Anleitung mit Screenshots.
• Gmail mit moderner Authentifizierung (OAuth2).
• 530 5.7.0 Must issue a STARTTLS command first.
• 530 SMTP authentication is required.
• 550 5.7.1 Unable to relay.
• 421 4.4.2 Message submission rate exceeded.
• 421 4.4.1 Connection timed out.
• 452 4.3.1 Insufficient system resources.
• 451 4.7.0 Temporary server error (PRX).

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